Per comunicare efficacemente di persona, è utile seguire diverse regole generali, come usare toni diversi quando si parla a persone diverse, secondo la gerarchia aziendale, essere consapevoli di come si parla, prestando attenzione al tono, all’enunciazione, alla pronuncia, al volume e alla correttezza delle parole che si usano.
Ancora, è sicuramente utile presentare il proprio messaggio con calma, soffermandosi sul controllo del linguaggio del corpo, mostrare interesse per ciò che l’altra persona sta dicendo e concentrarsi sull’argomento che si sta discutendo, e ancora pronunciare correttamente i nomi, in particolare i cognomi, e essere discreti e tenere sempre per sé i segreti dell’ufficio.
Vediamo ciascuna regola, una per una.
Usare toni diversi
Anche se dovresti trattare tutti con rispetto, il tono che usi quando parli con le persone dovrebbe generalmente essere diverso a seconda della loro posizione rispetto a te.
Per esempio, quando parli con i colleghi – che sono anche tuoi amici – al lavoro, è appropriato usare un tono informale. Un tono più formale ed educato è appropriato quando ci si rivolge ad un superiore, come un manager.
Quando parli con un mentore o un formatore, dovresti anche usare un tono educato e aperto, e assicurarti di fare domande e ascoltare in modo da poter imparare.
Essere consapevoli di come si parla
Fai attenzione non solo al tuo tono, ma anche a come enunci e pronunci le parole, al volume con cui parli e alla precisione delle parole che usi. L’immagine che proiettate – di voi stessi o della vostra azienda – può essere migliorata o distrutta dal vostro modo di parlare.
Per esempio, usare le parole sbagliate o una grammatica scorretta, o parlare troppo piano o troppo forte, può rendere più difficile agli altri capirti. È anche probabile che faccia una cattiva impressione.
Presenta il tuo messaggio con calma
Anche in una situazione difficile, è importante comunicare il tuo messaggio o i tuoi argomenti in modo calmo.
Ricorda anche che il tuo linguaggio del corpo manda messaggi chiari su ciò che pensi o su come ti senti. Per esempio, stare seduti o in piedi dritti manda il messaggio che vi sentite sicuri e a vostro agio. Non usate troppo i gesti delle mani e cercate di evitare troppi movimenti della testa. Anche le espressioni facciali sono forme cruciali di comunicazione non verbale. Sorridi quando è appropriato e ricordati di mantenere il contatto visivo con qualcuno che ti sta parlando per mostrare che sei interessato e concentrato.
Mostra interesse e concentrazione
È molto distraente parlare con qualcuno che non sembra interessato a ciò che stai dicendo. Quindi, quando qualcun altro sta parlando, dovresti ascoltare con attenzione, dimostrare di essere interessato e partecipare alla comunicazione. Evita però di dominare la conversazione. Invece, dovresti ascoltare ciò che gli altri hanno da dire, dando loro un turno per parlare e rispondendo a ciò che dicono o chiedono.
È anche importante rimanere concentrati sull’argomento della conversazione, soprattutto in un contesto di lavoro. È facile distrarsi o andare fuori tema – e a volte questo può portare a diluire o perdere informazioni importanti e rilevanti. È anche importante evitare di parlare di argomenti che sono inappropriati sul posto di lavoro, come la politica o la religione.
Pronuncia i nomi correttamente
È importante assicurarsi di sapere come rivolgersi alle persone. Per esempio, esercitati a pronunciare i nomi dei colleghi, dei superiori, dei clienti e della società dei clienti. Questo può salvare te e la tua azienda dall’imbarazzo, assicurandoti di non danneggiare la tua immagine professionale dimenticando un nome o pronunciandolo in modo scorretto.
Essere discreti
Essere discreti significa tenere per sé i segreti dell’azienda. Possibili esempi di segreti aziendali sono i progetti dei prodotti, le informazioni che danno all’azienda un vantaggio competitivo o le informazioni relative ai cambiamenti del personale come i licenziamenti.
In generale dovresti anche evitare di rivelare qualsiasi informazione che le persone ti hanno confidato, sia essa positiva o negativa. Per esempio, i colleghi potrebbero voler comunicare loro stessi le buone notizie agli altri, piuttosto che farle passare a voi. Evitate anche di partecipare ai pettegolezzi.
